POLITIQUE RELATIVE À LA LPRPDE ET FORMULAIRE DE CONSENTEMENT

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) impose des mesures pour protéger votre vie privée. Beaucoup de ces mesures sont intégrées à notre pratique depuis longtemps. Voici une version abrégée de ce texte dont on peut trouver la version intégrale à nos bureaux ou sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca.

La LPRPDE précise qu’il y a des règles et des restrictions quant aux personnes qui peuvent consulter vos renseignements personnels sur la santé (RPS) ou en être informées. Ces restrictions ne s’appliquent pas pour l’échange normal de renseignements qui est nécessaire afin de vous fournir des services médicaux dans un bureau.

Le caractère confidentiel de vos renseignements personnels sera protégé, sauf dans la mesure où cela est nécessaire pour la prestation de services ou pour la bonne exécution de toutes les tâches administratives associées aux soins qui vous sont fournis. Ce qui comprend la communication de renseignements à d’autres fournisseurs de soins de santé, si désiré; et à des laboratoires et des assureurs-payeurs de services de santé, selon ce qui est nécessaire et approprié pour les soins qui vous sont fournis.

Notre dossier médical informatisé (DMI) est sécurisé et les renseignements personnels sont cryptés afin d’assurer la confidentialité. Des renseignements d’ordre général qui ne comprennent pas d’identificateurs personnels peuvent être utilisés pour des études rétrospectives. Toutefois, pour les études qui exigent des identificateurs personnels, votre approbation et votre consentement seront nécessaires.

La politique de ce bureau est de rappeler aux clients leur rendez-vous. Nous pouvons le faire par téléphone, courriel, courrier postal ou tout autre moyen approprié à notre pratique, et/ou selon votre demande. Nous pourrions vous faire parvenir d’autres communications pour vous informer de changements relatifs à la politique du bureau et à la nouvelle technologie, que vous pourriez trouver intéressantes ou instructives.

Nous consentons à donner aux clients l’accès à leur dossier, selon ce qui est prévu dans la législation qui s’applique (lois fédérales, lois provinciales ou territoriales). Vous comprenez et acceptez que, dans le cadre normal de leurs fonctions, des organismes gouvernementaux ou des assureurs-payeurs mènent des inspections au bureau et examinent des documents qui peuvent contenir des RPS.

Nous pouvons modifier, compléter ou supprimer n’importe lesquelles des présentes dispositions afin d’améliorer notre pratique et de mieux répondre aux besoins des clients. Vous avez le droit de demander des restrictions quant à l’utilisation de vos renseignements personnels sur la santé, selon ce qui est prévu par la législation. Vos renseignements confidentiels ne seront vendus en aucune circonstance.

Passport Health offre un portail en ligne pour la prise de rendez-vous, par courtoisie pour ses clients et les autres personnes qui s’occupent de leurs soins médicaux (p. ex., les parents). Selon nous, nous avons mis en place des mesures de sécurité raisonnables et appropriées, comme l’exige la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), pour protéger les données de nos clients. Ces mesures comprennent une connexion sécurisée qui utilise un certificat SSL ainsi que le cryptage des données. Les meilleures mesures techniques de sécurité peuvent cependant être contournées et nous ne pouvons garantir que l’information saisie sur ce site Web ne sera pas compromise. En continuant à utiliser ce portail, vous reconnaissez ce qui précède et vous donnez votre consentement éclairé relativement aux risques inhérents à l’utilisation de moyens électroniques pour l’échange d’information. Si vous le préférez, vous pouvez téléphoner pour fixer votre rendez-vous.

Votre signature électronique indiquera que vous avez lu l’information concernant la LPRPDE et que vous consentez aux lignes directrices prévues dans cette loi.

NOTIFICATION CONCERNANT LES PRATIQUES DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES SOINS DE SANTÉ PRODIGUÉS CHEZ PASSPORT HEALTH

Cette notification décrit comment vos renseignements médicaux peuvent être utilisés et communiqués, et comment vous pouvez avoir accès à ces renseignements. Veuillez la lire attentivement.

1. Nous avons l’obligation légale de protéger vos renseignements personnels sur la santé (RPS)

   Nous sommes tenus par la loi de protéger la confidentialité des renseignements sur la santé qui peuvent révéler votre identité. Ces renseignements sont communément appelés « renseignements personnels sur la santé », ou « RPS » sous forme abrégée. Ces renseignements comprennent ceux qui peuvent être utilisés pour vous identifier et que nous avons créés ou reçus au sujet de votre santé ou problème de santé passé, présent ou futur, ainsi que la prestation des soins de santé qui vous ont été donnés et le paiement de ces soins de santé. Nous devons vous fournir cette notification concernant nos pratiques de confidentialité; cette notification explique comment, quand et pourquoi nous utilisons et communiquons vos RPS.

   À part quelques exceptions, nous ne pouvons utiliser ni communiquer un plus grand nombre de vos RPS que ce qui est nécessaire aux fins d’utilisation ou de communication. Nous sommes tenus par la loi de respecter les pratiques de confidentialité décrites dans cette notification.

   Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps les termes de cette notification ainsi que nos politiques de confidentialité. Toute modification s’appliquera aux RPS que nous possédons déjà. Avant d’apporter des modifications importantes à nos politiques, nous modifierons promptement cette notification et en afficherons une nouvelle. Vous pouvez aussi demander en tout temps un exemplaire de cette notification en nous écrivant ou en nous téléphonant (nos coordonnées sont indiquées à la fin de ce document).

2. Comment nous pouvons utiliser et communiquer vos renseignements personnels sur la santé

   Nous utilisons et communiquons les renseignements sur la santé pour beaucoup de raisons. Avant de le faire, nous devons parfois, au préalable, obtenir votre consentement ou une autorisation spécifique. Nous décrivons ci-dessous les différentes catégories d’utilisations et de communications, et donnons des exemples pour chaque catégorie.

   Au moment de votre inscription, avant de recevoir des services de santé, on vous demandera de signer une autorisation en vertu de laquelle PASSPORT HEALTH et son personnel médical pourront communiquer vos renseignements sur la santé à des fins de traitement, de paiement et de prestation des soins de santé. Une description de chacune de ces utilisations est donnée ci-après.

   1. Utilisation et communication des renseignements à des fins de traitement, de paiement et de prestation des soins de santé

      Nous pouvons utiliser et communiquer vos RPS pour les fins suivantes :

      1. Fins de traitement. Nous pouvons communiquer vos RPS à des médecins, infirmières, étudiants en médecine et autres intervenants en soins de santé qui vous fournissent des services de santé ou qui participent aux soins que vous recevez.
      2. Fins de paiement pour le traitement. Nous pouvons utiliser et communiquer vos RPS pour facturer le traitement et les services qui vous sont fournis, et pour en percevoir le paiement. Par exemple, nous pouvons communiquer certains de vos RPS à notre service de facturation et à votre assureur afin d’être payés pour les soins de santé que nous vous avons prodigués. Nous pouvons aussi communiquer vos RPS à nos partenaires commerciaux, par exemple des entreprises de facturation, des entreprises qui traitent des demandes de règlement et d’autres intervenants qui traitent nos demandes de règlement pour les soins de santé ou qui fournissent des services en notre nom, ou qui vous fournissent directement des services.

      3. Fins de prestation des soins de santé. Nous pouvons communiquer vos RPS pour les activités liées à notre système de prestation des soins de santé. Par exemple, nous pouvons utiliser vos RPS afin d’évaluer la qualité des services de santé que vous avez reçus ou d’évaluer le rendement des professionnels de la santé qui vous ont fourni des services de santé. Nous pouvons aussi communiquer vos RPS à nos comptables, avocats, consultants et autres intervenants, afin de nous assurer de respecter les lois qui s’appliquent.

         Si nous devons communiquer vos RPS à des entreprises, des agents et d’autres partenaires qui ont besoin de ces renseignements afin de nous aider à obtenir un paiement ou à mener nos activités, nous aurons souscrit avec ces partenaires un contrat écrit pour nous assurer qu’ils protègent eux aussi la confidentialité de vos RPS.

   2. Autres utilisations et communications qui n’exigent pas votre consentement

      Nous pouvons utiliser et communiquer vos RPS sans votre consentement ni votre autorisation dans les cas suivants :

      1. La communication est requise en vertu de la législation (lois fédérales, lois provinciales ou territoriales), de procédures judiciaires ou administratives, ou de l’application de la loi. Par exemple, si la loi l’exige, nous communiquons des renseignements à des organismes gouvernementaux et au personnel chargé de l’application de la loi : au sujet des victimes de maltraitance, négligence ou violence familiale; lorsque nous soignons des blessures par balles et d’autres blessures; si nous en avons reçu l’ordre dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives.
      2. Acitivités liées à la santé publique. Par exemple, pour ce qui est des renseignements liés aux naissances, décès et diverses maladies, nous les transmettons au fonctionnaire gouvernemental chargé de recueillir ces renseignements.
      3. Victimes de maltraitance, négligence ou violence familiale. Nous pouvons communiquer vos RPS à un responsable de la santé publique qui est autorisé à recueillir des signalements de maltraitance, négligence ou violence familiale. Par exemple, nous pouvons communiquer vos renseignements à des responsables gouvernementaux si nous avons des motifs raisonnables de croire que vous avez été victime de maltraitance, négligence ou violence familiale. Nous ferons tous les efforts possibles pour obtenir votre permission avant de communiquer ces renseignements, mais en certains cas nous pourrions être obligés d’agir (ou autorisés à agir) sans votre permission.
      4. Actitivés de surveillance en matière de santé. Par exemple, nous communiquerons des renseignements pour aider le gouvernement lorsqu’il mène une enquête ou fait une inspection concernant une organisation ou un fournisseur de soins de santé.
      5. Situations d’urgence. Nous pouvons utiliser ou communiquer vos RPS si vous avez besoin d’un traitement d’urgence et que nous sommes incapables d’obtenir votre consentement. En ce cas, nous essaierons d’obtenir votre consentement après vous avoir traité, dès que nous pourrons raisonnablement le faire.
      6. Entraves à la communication. Nous pouvons utiliser ou communiquer vos RPS si nous ne sommes pas en mesure d’obtenir votre consentement en raison d’entraves substantielles à la communication et si, selon nous, vous voudriez que nous vous traitions si nous pouvions communiquer avec vous.
      7. Suivi, réparation et rappel de produits. Nous pouvons communiquer vos renseignements à une personne ou à une entreprise que Santé Canada oblige à : 1) faire un rapport ou un suivi en cas de défectuosités ou de problèmes relatifs à un produit; 2) réparer, remplacer ou rappeler des produits défectueux ou dangereux; 3) faire un suivi sur le rendement d’un produit approuvé pour utilisation par le grand public.
      8. Poursuites et différends. Nous pouvons communiquer vos RPS si une poursuite ou une autre procédure judiciaire est engagée devant une cour ou un tribunal administratif, et que cette instance judiciaire nous ordonne de le faire.
      9. Application de la loi. Nous pouvons communiquer vos RPS aux responsables de l’application de la loi pour n’importe laquelle des raisons suivantes :
         • Nous conformer à une ordonnance de la cour ou à des lois que nous devons respecter;
         • Aider les responsables de l’application de la loi à identifier ou retrouver un suspect, un fugitif, un témoin ou une personne portée disparue;
         • Si vous avez été victime d’un crime et que nous estimons que : 1) nous n’avons pu obtenir votre consentement en raison d’une urgence ou de votre incapacité; 2) les responsables de l’application de la loi ont immédiatement besoin des renseignements pour exercer leurs tâches; 3) selon notre jugement professionnel, la communication des renseignements à ces responsables est dans votre intérêt;
         • Si nous soupçonnons que la mort d’un patient résulte d’un comportement criminel;
         • Si c’est nécessaire pour signaler un crime qui s’est produit sur notre propriété;
         • Si c’est nécessaire pour signaler un crime découvert lors d’une urgence médicale hors site (par exemple, par des techniciens en soins médicaux d’urgence, sur les lieux d’un crime).
      10. Militaires et vétérans. Si vous faites partie des Forces armées, nous pouvons communiquer vos RPS aux autorités militaires compétentes, pour des activités que ces autorités jugent nécessaires à l’accomplissement de leur mission militaire. Nous pouvons aussi communiquer aux autorités militaires étrangères compétentes les renseignements sur la santé du personnel militaire étranger.
      11. Détenus et établissements correctionnels. Si vous êtes un détenu ou si vous êtes placé sous la garde d’un responsable de l’application de la loi, nous pouvons communiquer vos RPS au personnel pénitentiaire ou aux responsables de l’application de la loi, si cela s’avère nécessaire pour vous fournir des soins de santé ou pour maintenir la sécurité et le bon ordre dans le lieu où vous êtes confiné. Cela comprend la communication des renseignements nécessaires afin de protéger la santé et la sécurité des autres détenus ou des personnes chargées de la supervision et du transfert des détenus.
      12. Coroners, médecins légistes et directeurs de funérailles. Advenant votre décès, nous pouvons communiquer vos RPS à un coroner ou à un médecin légiste. Cela peut s’avérer nécessaire, par exemple, pour déterminer la cause du décès. Nous pouvons également communiquer ces renseignements à des directeurs de funérailles afin de leur permettre de s’acquitter de leurs obligations.
      13. Don d’organes. Nous pouvons aviser des organismes de collecte d’organes pour les aider en matière de don et transplantation d’organes, de tissus et d’yeux.
      14. Recherche. Dans la plupart des cas, nous vous demanderons une autorisation écrite avant d’utiliser vos RPS à des fins de recherche. Toutefois, dans certaines circonstances limitées, nous pouvons utiliser et communiquer vos RPS sans consentement ni autorisation si nous obtenons une approbation via un processus spécial assurant qu’une telle recherche pose peu de risque quant à la confidentialité de vos renseignements. Quoi qu’il en soit, nous ne permettrons jamais à des chercheurs d’utiliser votre nom ni de révéler publiquement votre identité. Nous pouvons également communiquer vos renseignements sur la santé sans votre autorisation écrite aux gens qui se préparent à mener un projet de recherche, pourvu qu’aucun renseignement permettant de révéler l’identité d’une personne ne quitte nos bureaux.
      15. Prévention de risques et de dommages. Afin d’éviter une sérieuse menace à la santé ou à la sécurité d’une personne ou du public, nous pouvons communiquer vos RPS au personnel chargé de l’application de la loi ou aux personnes capables de prévenir ou de réduire de tels risques.
      16. Des fonctions du gouvernement. En certains cas, nous pouvons communiquer les RPS du personnel militaire et des vétérans. Et nous pouvons communiquer les RPS pour des raisons de sécurité nationale, par exemple pour la protection du premier ministre du Canada ou pour des opérations de renseignement.
      17. Indemnisation des travailleurs. Nous pouvons communiquer des RPS afin de respecter les lois sur l’indemnisation des travailleurs.
      18. Rappel de rendez-vous et prestations ou services liés à la santé. Nous pouvons utiliser les RPS pour les rappels de rendez-vous, ainsi que pour vous informer au sujet d’autres traitements possibles ou d’autres prestations ou services liés à la santé que nous offrons et/ou fournissons.
      19. Renseignements dépersonnalisés. Nous pouvons également communiquer vos RPS s’ils ont été dépersonnalisés ou s’ils ne permettent pas de vous identifier. Cela pourrait se produire si vous participez à un projet de recherche.
      20. Communication accidentelle. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger la confidentialité de vos RPS, mais il se peut que vos RPS soient communiqués — ou qu’on ne puisse empêcher qu’ils soient communiqués — à l’occasion d’autres utilisations ou communications autorisées de vos renseignements sur la santé. Par exemple, durant une séance de traitement, il se peut que d’autres patients qui se trouvent dans la zone de traitement voient ou entendent des éléments se rapportant à vos RPS.

   3. Utilisations et communications nécessitant votre autorisation écrite préalable

      En toute circonstance, nous vous demanderons votre autorisation écrite avant d’utiliser ou de communiquer vos RPS. Si vous signez une autorisation de communiquer vos RPS, vous pourrez plus tard révoquer cette autorisation par écrit afin de cesser dans l’avenir toute utilisation et communication (dans la mesure où nous n’avons pas pris d’actions en nous fondant sur votre autorisation).

3. Vos droits relativement à vos RPS

   Vous avez les droits suivants relativement à vos RPS :

   1. Le droit de demander des limites à l’utilisation et à la communication de vos RPS

      Vous avez le droit de demander que nous limitions notre utilisation et notre communication de vos RPS. Nous examinerons votre demande, mais nous ne sommes pas tenus légalement de l’accepter. Si nous acceptons votre demande, nous mettrons par écrit les limites et les respecterons, sauf en situation d’urgence. Vous ne pouvez pas limiter les utilisations et communications qui sont permises ou exigées par la loi.

   2. Le droit de choisir comment nous vous envoyons vos RPS

      Vous avez le droit de demander que nous vous envoyions vos renseignements à une autre adresse ou par un autre moyen. Nous devons accéder à votre demande, pourvu que nous puissions facilement adresser ces renseignements à l’endroit et sous la forme que vous demandez.

   3. Le droit de voir vos RPS et d’en obtenir une copie

      Dans la plupart des cas, vous avez le droit de voir les RPS que nous détenons sur vous et d’en obtenir une copie, mais vous devez présenter la demande par écrit. Si nous n’avons pas vos RPS mais savons qui les détient, nous vous dirons comment procéder pour les obtenir. Nous vous répondrons dans les 10 jours suivant la réception de votre demande écrite. En certaines circonstances, il se peut que nous refusions votre demande — si c’est le cas, nous vous dirons par écrit les motifs de notre refus et nous vous expliquerons votre droit de contester notre refus.

      Si vous demandez une copie de vos RPS, nous pouvons exiger des frais pour chaque page. Nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande écrite. Au lieu de vous fournir les RPS demandés, nous pouvons vous fournir un résumé ou une explication de ces RPS, pourvu que vous y consentiez et que vous acceptiez à l’avance les coûts associés.

   4. Le droit d’obtenir un relevé des communications que nous avons faites

      Vous avez le droit d’obtenir un relevé des communications que nous avons faites de vos RPS. Le relevé ne comprendra pas les utilisations ou communications dont vous avez déjà été informé, par exemple celles qui ont été faites pour les traitements, les paiements ou les soins de santé fournis directement à vous ou à votre famille, ou qui sont inscrites dans le registre de notre établissement. Par ailleurs, le relevé ne comprendra pas les utilisations et communications faites pour des raisons de sécurité nationale, au personnel des services correctionnels ou aux personnes chargées de l’application de la loi.

      Votre requête doit préciser pour quelle période vous désirez avoir le relevé des communications. Nous vous répondrons dans les 60 jours suivant la réception de votre demande. Le relevé que nous vous donnerons comprendra les communications faites au cours des six (6) dernières années (la date la plus ancienne étant le 1er septembre 2009), à moins que vous choisissiez une plus courte période. Le relevé comportera la date de la communication des RPS, le nom de la personne qui a reçu cette communication (avec son adresse, si connue), une description des renseignements communiqués et le motif de la communication. Nous vous fournirons le relevé gratuitement mais, si vous faites plus d’une demande dans la même année civile, nous vous chargerons des frais pour chaque demande additionnelle.

   5. Le droit de corriger ou de mettre à jour vos RPS

      Si vous croyez qu’il y a une erreur dans vos RPS ou qu’il manque des renseignements importants, vous avez le droit de demander que nous corrigions les renseignements ou que nous ajoutions les renseignements manquants. Vous devez nous présenter par écrit votre demande ainsi que les motifs sur lesquels elle se fonde. Nous vous répondrons dans les 60 jours suivant la réception de votre demande. Nous pouvons refuser votre demande par écrit si les RPS : i) sont exacts et complets; ii) n’ont pas été créés par nous; iii) ne peuvent pas être communiqués; iv) ne font pas partie de nos dossiers. Nous vous exposerons par écrit les motifs de notre refus ainsi que votre droit de présenter par écrit une mention de désaccord au sujet du refus. Si vous ne présentez pas une telle mention, vous avez le droit de réclamer que votre demande et notre refus soient joints à toute future communication de vos RPS. Par ailleurs, si nous approuvons votre demande, nous apporterons les changements à vos RPS, nous vous informerons que nous l’avons fait et nous informerons d’autres personnes qui doivent connaître les changements apportés à vos RPS.

   6. Le droit d’obtenir cette notification par courriel

      Vous avez le droit d’obtenir cette notification par courriel. Même si vous avez accepté de recevoir la notification par courriel, vous avez aussi le droit de demander une copie papier de cette notification.

   Comment déposer une plainte au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité

   Si vous croyez que nous pouvons avoir enfreint vos droits en matière de confidentialité, ou si vous êtes en désaccord avec une décision que nous avons prise relativement à l’accès à vos RPS, vous pouvez déposer une plainte en nous écrivant ou en nous téléphonant (nos coordonnées sont indiquées à la fin de ce document). Vous pouvez également déposer par écrit une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à :

   Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
   30, rue Victoria
   Gatineau (Québec)
   K1A 1H3

   Tél. sans frais : 800 282-1376

   Nous ne prendrons aucune mesure de représailles contre vous si vous déposez une plainte au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité.

4. Communiquez avec nous pour obtenir plus d’information sur cette notification ou pour déposer une plainte au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité

   Si vous avez des questions sur cette notification ou voulez formuler des plaintes au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité, ou si vous voulez savoir comment déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, veuillez communiquer avec nous :

   Courriel : privacy@passporthealthglobal.com

   Adresse postale :

   PASSPORT HEALTH
   260, rue Adelaide Est, C. P. 15
   Toronto (Ontario) Canada
   M5A 1N1

5. Date d’entrée en vigueur de cette notification

   Cette notification est entrée en vigueur le 31 mai 2012

Version 2.0 — 31 mai 2012

Coordonnées

Si vous avez des questions au sujet de la LPRPDE (PIPEDA) ou de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter :

Passport Health
PIPEDA Compliance Office
260, rue Adelaide Est, C. P. 15
Toronto (Ontario) Canada
M5A 1N1

Courriel : privacy@passporthealthglobal.com